Si organizas un evento, o participas de forma activa en él o en su organización, debes conocer un término cada vez más utilizado en este ámbito: El ROI.
De las siglas ‘Return On Investment’, el ROI es un indicador que mide el rendimiento de la inversión realizada en el evento. De tal forma, que este indicador evalúa la efectividad de la inversión que hemos realizado o que planeamos hacer y que por tanto, supone un punto de inflexión en las decisiones de los organizadores sobre cómo organizar éste.
En la organización de un evento deben tenerse en cuenta diferentes aspectos y gastos como el alquiler de equipos audiovisuales o el alquiler del lugar. Para que los ingresos sean superiores a los gastos, y conseguir la máxima rentabilidad, pueden seguirse una serie de pautas que explicamos a continuación.
Entradas anticipadas y entradas VIP
La venta de entradas anticipadas asegura con antelación la participación de un mayor número de personas, mientras que las entradas VIP ofrecen beneficios adicionales a los asistentes como acceso a zonas especiales, parking o regalos. De esta forma, y cuando mayor sea el precio de la entrada, más beneficios pueden obtenerse.
Patrocinio
Contar con un patrocinador oficial en nuestro evento, o con varios, es una gran idea para cubrir determinados gastos como las bebidas, la comida, o los talleres de trabajo. A cambio de los servicios gratuitos de una empresa, nosotros le damos publicidad a través de nuestro evento.
Publicidad en la web
Hoy en día es posible llegar a un gran número de personas sin gastar ni un céntimo en publicidad. Esto es algo que hace posible, por ejemplo, a través de las redes sociales o de los blog de las propias empresas. Crear una página web únicamente para el evento, en la que pueda agregarse publicidad, también podrá optimizarse.
Publicidad impresa
Algunas empresas pueden estar interesadas en que su marca aparezca en los folletos del evento o en las entradas impresas, por lo que esta puede ser otra forma de aumentar los ingresos y mejorar el ROI.
Venta de ‘merchandising’
En algunos eventos como conciertos o actividades culturales podemos aprovechar la ocasión para vender productos relacionados con nuestra empresa o con la de los patrocinadores asociados, esto será otra importante fuente de ingresos adicional.
Alquiler de equipo audiovisual
Si tu empresa realiza eventos o participa en ellos de forma puntual, el alquiler de equipos audiovisuales puede permitirnos ahorrar en costes, ya que sólo pagamos por los equipos el tiempo que vayamos a utilizarlos, evitando costes adicionales de mantenimiento o montaje.
Voluntarios
Si contamos con voluntarios para la realización del evento, estaremos aumentando los beneficios al ahorrar en personal de la empresa o en nuevas contrataciones. En muchas ocasiones, el trabajar como voluntario en un evento puede ser llamativo para los estudiantes si éste aumenta su experiencia formativa.
Aplicación Móvil
En las APPs, además de interaccionar con nuestro público objetivo, ahorrar en material impreso y ayudar al medio ambiente, podemos vender publicaciones patrocinadas o anuncios de los patrocinadores.
¿Cómo mido el ROI de mi evento?
Esta tarea no es fácil. El rendimiento de la inversión realizada no sólo se mide en euros, sino que también habrá que medir los resultados cualitativos y la satisfacción de los participantes. La medición de estos factores es a menudo una ciencia inexacta, que puede apoyarse en hipótesis y en la extrapolación de datos limitados.
Las nuevas tecnologías permiten medir los clic y las visitas a una web o ‘site’ a tiempo real. Algunas aplicaciones como ‘Event App’ de PowerVote, permiten obtener cifras exactas de cuántas veces los participantes interactuaron en las sesiones, de cuales fueron las de más interés, un informe sobre los comentarios recogidos sobre el evento, la visibilidad de los productos y servicios antes, durante y después del evento, etc.