Las feries de muestras y exposiciones son eventos de gran importancia que requieren de una organización cuidada hasta el más mínimo detalle. Son eventos a los que acuden un gran número de personas y si se quiere tener éxito a la hora de realizarla será necesaria una gran inversión de tiempo y esfuerzo.
Para este tipo de eventos, es habitual recurrir al alquiler de catenarias y otro tipo de material indispensable en toda feria de exposiciones. De este modo, la organización puede centrarse únicamente en el evento y evita tener que estar pendiente de más asuntos. Además, este tipo de acciones también conllevan un gran ahorro ya que es mucho más económico alquilar un producto que solo se va a usar durante unos días que comprarlo.
A la hora de organizar un evento de esta magnitud, también es aconsejable tener en cuenta el número de personas que van a asistir y hacerlo accesible a todos. Para ello, la Junta de Andalucía ofrece un manual para la organización de congresos y ferias de manera que sean accesibles para todos. Incluidas las personas que tengan movilidad reducida.
CONSEJOS PARA ORGANIZAR UNA FERIA DE MUESTRAS
Si estás pensando en realizar una feria de exposiciones pero no tienes claro la forma de proceder, hemos recopilado una serie de consejos con los que podrás triunfar. Se tratan de una serie de recomendaciones que te facilitarán todo el proceso a la hora de organizar un evento de esta magnitud.
PLANIFICACIÓN
La planificación para cualquier tipo de evento resulta fundamental. Más todavía si se trata de una feria de muestras o exposiciones. En la fase de organización deberás definir los objetivos de la feria, calcular el potencial del evento, definir un presupuesto… Además también tendrás que elaborar un plan de marketing. Así como realizar un listado con las necesidades que tendrás a nivel de material y personal.
UBICACIÓN
La elección del espacio en el que vas a realizar el congreso o feria es de la máxima importancia. Deberás tener en cuenta que el lugar cumpla con todas tus necesidades y, sobre todo, con la de los asistentes. Es importante que la ubicación sea adecuada, accesible y atractiva.
FECHA
La fecha es otro de los aspectos a los que deberías prestar mucha atención. Procura que no coincida con otro evento importante aunque no tenga nada que ver con el tuyo. Eventos deportivos, congresos, fechas festivas en la ciudad, etc. Si te aseguras de que tu feria es el evento principal durante los días elegidos, tendrás más público al que llegar.
COLABORADORES
Los colaboradores y patrocinadores te darán un gran impulso hacia tus objetivos. Normalmente se buscan varios patrocinadores medianos o pequeños y uno principal. Además de los patrocinios, también puedes buscar colaboraciones en la que ambas partes salgan beneficiadas. Ya sea con ayuda a nivel de marketing, con espacios publicitarios o con bases de datos de clientes.
ACTIVIDADES
Además de controlar todo lo que está directamente relacionado con el congreso, no puedes descuidar ciertos aspectos que podrían parecerte menos relevantes. Estos son las actividades de animación, la comida y la bebida. Con la animación conseguirás que los asistentes se involucren más. Mientras que la comida y bebida son completamente necesarias para reponer fuerzas sin tener que salir del recinto.