Si organizas eventos, puede que la idea de introducir la tecnología en tu conferencia, congreso o evento especial, te cause cierta inseguridad o miedo por diversas razones. Pero lo cierto es que los equipos audiovisuales en los eventos tienen importantes beneficios para tu empresa o marca.
Según un estudio llevado a cambo por Frost & Sullivan, en el que fueron encuestados 14000 participantes de la industria, se afirmó que la tecnología tiene la capacidad de:
- Aumentar la participación en un 33%
- Aumento de la productividad en un 27%
- Aumentar la asistencia de 20%
- Disminuir costos reserva de grupo por 15%
- Aumentar las ventas de patrocinio por 13%
- Disminuir los costes de impresión por 7%
Sin embargo, hacer uso de las tecnologías y crear soluciones sin hacer uso del papel requiere cierto conocimiento de todo lo que la tecnología puede ofrecer. A continuación indicamos algunos de los motivos que pueden asustar a los asistentes u organizadores de eventos a la hora de utilizar las soluciones tecnológicas y de todas las ventajas que éstas ofrecen.
-“LOS EQUIPOS AUDIOVISUALES SON DEMASIADO DIFÍCILES DE USAR”
Si en evento se pone a disposición de los asistentes equipos tecnológicos como tabletas, ordenadores o pantallas interactivas, se deberá asegurarse de que las aplicaciones o programas sean fáciles de usar. Siempre lo ideal serán soluciones tecnológicas intuitivas o que pueda explicarle su uso al asistente en pocos minutos.
“ESTO TIENE DEMASIADAS FUNCIONES QUE NO CONOZCO”.
Una cosa que no queremos es una aplicación que dificulte nuestra conferencia o impida que se desarrolle con normalidad y fluidez. Si la aplicación o grupo de aplicaciones tienen muchas más opciones de las que necesitamos, el asistente o el propio conferenciante puede sentirse confuso o pensar que no se están utilizando correctamente las herramientas de las que se dispone.
En ocasiones alquilamos equipos muy completos y muy caros y a la hora de la verdad no utilizamos ni la mitad de sus funciones, por ello lo más importante a la hora de alquilar un equipo es la funcionalidad del mismo.
“LOS EQUIPOS MÁS ANTIGUOS ESTABAN BIEN, ¿POR QUÉ TENGO QUE CAMBIAR?”
Lo que están diciendo es “No veo cómo esta tecnología está cumpliendo con mis necesidades mejor.” Asegúrate de que utilizas los equipos de forma correcta y para las funciones adecuadas.
Un ejemplo está en el área de las formas de retroalimentación. La forma más antigua era utilizar las encuestas en papel que los asistentes completaban al final de la conferencia, con la gran desventaja de que muchas personas terminarán por no completarla por el tiempo que esto requiere. Sin embargo, con una aplicación a tiempo real en un teléfono inteligente o alquilando una tableta o pantalla, la retroalimentación puede ser recogida y dirigida en el acto. La investigación indica que la tasa de respuesta en una aplicación móvil es superior al 90 por ciento, mientras antes sólo se llegaba al 10%.
Dile a los asistentes el valor de la tecnología antes y durante la conferencia. No dejes que saquen sus propias conclusiones. Es importante tener mentores y contar con técnicos para que soluciones cualquier problema en cualquier momento.
“USTED NO LO ESTÁ UTILIZANDO.”
Si tú y tu personal no se han molestado en aprender cómo funciona la tecnología y / o los asistentes ven que ni tú mismo le prestas atención a los equipos o no fomentas su uso, habrá una verdadera desconexión. Tras seleccionar e instalar la tecnología, es importante que todo el personal la entienda y la utilicen de forma regular, en ocasiones habrá que mostrarles el camino con ejemplos.
EN RESUMEN
La tecnología no tiene que dar miedo, si ser molesta o frustrante para los asistentes. Puede proporcionar contenido informativo y atractivo. Puede ser un recurso valioso para los asistentes y uno que apreciarán tener. Sin embargo, es necesario abordar antes de su reunión la siguiente:
- ¿Qué beneficios tendrán los asistentes al obtener de esta solución tecnológica?
- ¿Es beneficioso para ellos, y para nosotros?
- ¿Se requiere formación? ¿Quién va a capacitar a las personas en esta aplicación?
Una vez que todo esto se ha solucionado encontra la puesta de aplicaciones y tecnología de eventos para sus necesidades empresariales. Porque la solución tecnológica adecuada merecerá sin duda la pena.
AUDIOVISUALES ALQUITEL PUEDE SER TFU MEJOR AYUDA
En Audiovisuales Alquitel, empresa líder en Granada en alquiler de equipos audiovisuales para eventos, congresos, espectáculos y reuniones, ofrecemos atención y asesoramiento a nuestros clientes, para abordar con ellos todas las fases del proceso de planificación del evento, y nos aseguramos de que finalmente se obtiene el mejor equipo para el evento.
Puedes llamarnos al
958 430 737 – 654 380 650 – 654 380 654
O escribirnos un correo a
alquitel@alquitel.com